E-mailloze vrijdag
In het VDAB-Magezine van november 2007 staat een artikel over het inlassen van een e-mailvrije dag in enkele bedrijven. Deze maatregel is er gekomen omdat bleek dat mensen steeds minder met elkaar gingen praten en e-mail te gemakkelijk gebruikt wordt om NIET te moeten communiceren of om jezelf weg te stoppen voor moeilijke of hekkele kwesties.
|
Barbara Peirs van VDAB omschrijft in het artikel dat de e-mailloze dag pas na enig gemor werd geaccepteerd. Verschillende deelnemers speelden vals door mail uitgesteld te verzenden. Uiteindelijk gaan de deelnemers het waarderen.
Iedereen kent mensen die als je ze om elf uur 's avonds een berichtje stuurt, binnen de vijf minuten antwoorden. Je kan je dan afvragen of ze in hun inbox wonen. Het lijkt steeds meer een onmisbaar hulpmiddel. Maar is het dat ook.
|
|
Tijdens onze trainingen horen we vaker mensen klagen over de hoeveelheid aan e-mailverkeer dat ze dagelijks te verwerken krijgen. Gelijktijdig zijn er ook opmerkingen over het beperkte volume aan schrijfruimte in hun inbox. ICT zorgt voor een plafond aan stokeerruimte en dat wordt niet erg in dank afgenomen.
Maar wat willen we dan eigenlijk?
Zelf beslissen
Het belangrijkste is dat mensen zelf moeten kunnen beslissen over hun werk en hun leven. Door de virtuele wereld steeds meer aan belang te geven, lijkt het vaak dat we geleefd worden. Sta eens stil bij het gebruik en de inhoud van ons mailverkeer.
De klassieker is de pingpong mail die dan als volgt gaat...
|
|
>Hier heb je de gevraagde infomatie
RE:>Bedankt
RE:> Graag gedaan
RE:>'t Is niks
RE:> Jawel, trakteert maar eens
RE:> Gij zij ne fijne gij
RE:> Hoe bedoelt ge?
RE:> Ah zoals ge't zegt
RE:> Bedankt!!!
RE:> t'Is niks.....
|
Meer lezen in het VDAB Magezine.
Ook tijdens de trainingen horen we steeds vaker mensen klagen over het gebruik van hun e-mail en vooral over de hoge hoeveelheid aan elektronisch verkeer dat ze "te verwerken" krijgen. Maar moeten we dit verwerken, is het allemaal zinvol en kan het soms niet op een efficiëntere en effectievere manier? Met elkaar praten aan de telefoon gaat vaak sneller.
Een doordenkertje:
"Nu we eindelijk wat minder gestoord worden door de telefoon, komt e-mail ons dagelijks driemaal zoveel onderbreken".
Wie goed kijkt naar deze uitspraak, merkt dat hier iets niet klopt. Het bewust met tijd omgaan is niet vanzelfsprekend. Onze cursisten weten wel beter. Niemand verplicht je om continu bovenop je mailbox te zitten. 3 à 4 keer per dag je mailbox 'receptioneren' geeft een veel betere controle over je werk en je tijd. Het verhaal van de dringende e-mail is gauw ontkracht, want er is nog steeds geen enkele organisatie waar de procedure geldt: 'Bij brand, stuur een e-mail'.
Kies het BESTE communicatiemiddel!
|
In het arikel komt ook naar voor dat wanneer je de mensen oplegt om een dag per week niet te e-mailen, ze gaan vals spelen. Gevolg: ze in uitgesteld relais gaan versturen en zo krijgt iedereen op maandagmorgen meteen de volle laag.
Dus dit is dan waarschijnlijk niet de goede oplossing.
Priority Makers pleit om de oorzaak aan te pakken en duidelijke afspraken te maken in je team, met je collega's en vrienden en met de hele organisatie. Een 'E-mail charter' helpt, al was het maar doordat erover wordt gepraat en mensen bewuster met mail gaan omspringen. Maak gewoon de exponantie tussen e-mailverkeer 10 jaar terug en 10 jaar verder. Inboxen zullen in-warehouse-boxen moeten worden.
|
|
Lees meer over het artikel in de VDAB nieuwsbrief 'klik hier'.